Partecipare o no a una gara d'appalto: il metodo go/no-go

Per decidere se partecipare a una gara d'appalto conviene usare un metodo fisso, il go/no-go: prima di preparare l'offerta si valuta la gara con pochi criteri, ognuno con un punteggio, e si partecipa solo se il totale supera una soglia decisa in anticipo. Si impiega un'ora, e si risparmiano giorni di lavoro su gare che non si possono vincere.

Le piccole imprese che partecipano a molte gare lo sanno: preparare un'offerta costa tempo del titolare, del tecnico e dell'ufficio. Partecipare a tutto non aumenta le vittorie, aumenta solo il lavoro. Vediamo come impostare il metodo, con un esempio.

Perché serve una decisione formale

Senza un metodo, la decisione di partecipare si prende quasi sempre nello stesso modo: il bando sembra interessante, l'importo è buono, «proviamoci». Poi, a metà preparazione, si scopre che manca un requisito, che la scadenza cade nella settimana peggiore, o che il criterio di valutazione premia cose che non abbiamo.

Una decisione formale obbliga a leggere il bando con occhi diversi: non «è una bella gara?», ma «è una gara che noi possiamo vincere, e che ci conviene vincere?». E lascia traccia: tra un anno potrai guardare quali gare avevi valutato bene e quali no, e correggere i criteri.

I sei criteri da valutare

Ogni criterio riceve un punteggio da 1 a 5. Sono sei, perché bastano a coprire i motivi per cui una gara si perde o si vince male.

1. Requisiti. Abbiamo tutti i requisiti di partecipazione, generali e speciali (fatturato, attestazione SOA, certificazioni, esperienze analoghe), senza ricorrere all'avvalimento? 5 = sì, tutti; 1 = ne manca uno che non possiamo procurarci in tempo.
2. Capacità di esecuzione. Se vinciamo, abbiamo persone, mezzi e tempo per eseguire nei termini previsti, senza fermare gli altri lavori? 5 = sì, con margine; 1 = solo rinunciando ad altro.
3. Margine atteso. Con i prezzi a base di gara e un ribasso realistico, il lavoro ci lascia un margine accettabile? 5 = buono; 1 = lavoreremmo in perdita o quasi.
4. Criterio di aggiudicazione. L'offerta economicamente più vantaggiosa premia la qualità tecnica; il minor prezzo premia chi ribassa di più. 5 = il criterio valorizza i nostri punti di forza; 1 = si vince solo col ribasso più alto.
5. Conoscenza dell'ente e del territorio. Abbiamo già lavorato con questa stazione appaltante, o nella zona? 5 = sì, con esiti buoni; 1 = mai, e il territorio è lontano.
6. Concorrenza prevedibile. Quante imprese parteciperanno, e quanto sono forti per questo tipo di lavoro? 5 = poche e più deboli di noi; 1 = molte, e alcune specializzate proprio in questo.

Come si decide: pesi e soglia

Non tutti i criteri pesano uguale. Per una piccola impresa, di solito, contano di più capacità di esecuzione e margine: vincere una gara che non si riesce a eseguire bene, o che non rende, è peggio che perderla.

Una ripartizione di partenza, da adattare dopo le prime gare:

Criterio	Peso
Requisiti	blocco (sì/no)
Capacità di esecuzione	25%
Margine atteso	25%
Criterio di aggiudicazione	20%
Conoscenza dell'ente	15%
Concorrenza	15%

Il punteggio finale è la somma dei punteggi per il loro peso, su una scala da 1 a 5. La soglia la decidi tu, prima di guardare la gara: un buon punto di partenza è 3,5. Sopra si partecipa, sotto no, e tra 3 e 3,5 si decide in una breve riunione, con una sola domanda: cosa dovrebbe cambiare perché diventi un sì?

Un esempio compilato

Un'impresa di impianti di 12 persone valuta una gara per la manutenzione degli impianti termici delle scuole di un comune vicino.

Criterio	Punteggio	Perché
Requisiti	sì	SOA OS28 e certificazione di qualità ci sono; il fatturato specifico è da verificare
Capacità di esecuzione	4	La squadra manutenzioni ha spazio da gennaio
Margine atteso	3	Prezzi di base allineati ai nostri, ribasso atteso contenuto
Criterio di aggiudicazione	4	Offerta più vantaggiosa, con punti per tempi di intervento
Conoscenza dell'ente	4	Due lavori con lo stesso comune, chiusi senza contestazioni
Concorrenza	3	Tre o quattro imprese locali

Il calcolo: 4 × 25% + 3 × 25% + 4 × 20% + 4 × 15% + 3 × 15% = 1 + 0,75 + 0,8 + 0,6 + 0,45 = 3,6. È sopra la soglia: si partecipa. Prima di preparare l'offerta, però, si chiude il punto aperto sui requisiti: il fatturato specifico va verificato subito, non la settimana della scadenza.

Chi decide e quando

La valutazione si fa appena si legge il bando, non a metà preparazione. Due persone bastano: chi conosce il lavoro (il tecnico, il responsabile delle manutenzioni) e chi decide sui soldi (il titolare). Uno compila, l'altro approva o rimanda.

Conviene fissare anche un limite di tempo: se entro due o tre giorni dalla lettura del bando non c'è una decisione, la gara si lascia andare. Le gare che restano «in valutazione» per settimane sono quelle che poi si preparano di corsa.

Cosa fare con i risultati

Il vero valore del metodo arriva dopo qualche mese. Se per ogni gara conservi il punteggio e l'esito, puoi rispondere a domande che oggi si decidono a sensazione:

• con quali enti vinciamo più spesso, e con quali mai;
• in quali territori ha senso continuare a partecipare;
• se le gare con punteggio alto le vinciamo davvero, o se i criteri vanno corretti.

In PMIFlow, il modulo Gare d'appalto tiene la valutazione a criteri con il voto, la decisione di partecipare come approvazione e, alla fine, gli esiti per stazione appaltante e per territorio: la parte «dopo» si vede senza fare conti a mano.

Per i requisiti e le regole di partecipazione, il riferimento è il Codice dei contratti pubblici: se un punto del bando non è chiaro, si chiede un chiarimento alla stazione appaltante nei termini previsti, invece di interpretarlo a proprio favore.

In breve

• Prima di preparare un'offerta, valuta la gara con sei criteri e un punteggio da 1 a 5.
• I requisiti sono un blocco: se ne manca uno, la risposta è no.
• Pesa di più capacità di esecuzione e margine; decidi la soglia prima di guardare la gara.
• Conserva punteggi ed esiti: dopo qualche mese sapranno dirti dove partecipare.