Scadenzario dei mezzi aziendali: revisione, bollo, assicurazione

Uno scadenziario dei mezzi aziendali è l'elenco, mezzo per mezzo, di tutto ciò che scade: revisione, bollo, assicurazione, manutenzioni programmate, pneumatici. Funziona se ogni scadenza ha una data, una persona responsabile e un promemoria che arriva con abbastanza anticipo da poter prenotare l'officina senza fermare il lavoro.

Con due o tre mezzi le scadenze sembrano facili da ricordare. Poi i mezzi diventano sei, le targhe si confondono, chi se ne occupava cambia ruolo, e la revisione scaduta si scopre a un controllo su strada. Vediamo come impostare lo scadenziario in modo che regga anche quando nessuno ci pensa.

Quali scadenze deve contenere

Per ogni mezzo servono almeno queste voci:

1. Revisione, con la data dell'ultima e il mese della prossima.
2. Assicurazione, con la data di scadenza della polizza.
3. Bollo, con la scadenza del pagamento.
4. Manutenzioni programmate: tagliando per chilometri o per tempo, secondo il libretto del costruttore.
5. Pneumatici: cambio stagionale dove richiesto, e controllo dell'usura.
6. Attrezzature installate che hanno verifiche proprie (per esempio una gru su un autocarro).

Accanto a ogni voce: il mezzo (targa e nome che usa la squadra, «il furgone degli impianti»), la data, il responsabile e lo stato (da fare, prenotata, fatta).

Ogni quanto scadono: la tabella da tenere a portata di mano

La revisione ha periodicità fissate dall'articolo 80 del Codice della strada. Le altre scadenze dipendono dal contratto o dal costruttore.

Scadenza	Ogni quanto	Da dove si ricava la data
Revisione, veicoli fino a 3,5 t (auto, furgoni)	la prima dopo 4 anni dall'immatricolazione, poi ogni 2 anni	carta di circolazione e ultima revisione
Revisione, veicoli oltre 3,5 t e trasporto persone	ogni anno	carta di circolazione e ultima revisione
Assicurazione	di solito ogni anno	polizza
Bollo	di solito ogni anno	mese di immatricolazione e regole della regione
Tagliando	per chilometri o per mesi	libretto di uso e manutenzione
Pneumatici invernali	stagionale, dove previsto	ordinanze e segnaletica sulle strade percorse

Per il bollo, la scadenza e le eventuali agevolazioni cambiano da regione a regione: la verifica più sicura è sul servizio della propria regione o dell'ACI, con la targa.

Chi se ne occupa

Lo scadenziario più preciso non serve se nessuno lo guarda. La regola che funziona nelle piccole imprese:

• una persona responsabile di tutto il parco, di solito in amministrazione o in ufficio tecnico, che riceve i promemoria e prenota;
• il conducente abituale di ogni mezzo come secondo destinatario: è lui che sa quando il mezzo può restare fermo mezza giornata senza bloccare la squadra.

Quando qualcuno cambia ruolo, la prima cosa da passare è lo scadenziario, non le chiavi.

Quanto anticipo per il promemoria

Il promemoria deve arrivare quando c'è ancora tempo per agire, non il giorno prima. Anticipi che funzionano:

Scadenza	Anticipo del promemoria
Revisione	30 giorni: il tempo di prenotare e, se serve, di riparare prima
Assicurazione	30 giorni: il tempo di confrontare il rinnovo
Bollo	15 giorni
Tagliando	1.000 km o 30 giorni prima
Cambio pneumatici	3 settimane prima della data di inizio dell'obbligo

Se i mezzi sono molti, conviene raggruppare: revisione e tagliando dello stesso furgone nella stessa settimana significano un solo fermo invece di due.

Esempio: un parco di sei mezzi

Un'impresa di impianti con sei mezzi: quattro furgoni fino a 3,5 t, un autocarro oltre 3,5 t e un'auto per le visite ai clienti.

• I quattro furgoni hanno revisione ogni due anni, ma immatricolati in anni diversi: le revisioni cadono in mesi diversi. Nello scadenziario si vede subito che a marzo ne scadono due, e si decide di portarli in officina uno per settimana.
• L'autocarro ha revisione ogni anno: è la scadenza più facile da dimenticare, perché «l'abbiamo appena fatta». Il promemoria a 30 giorni evita di scoprirlo in cantiere.
• L'auto ha l'assicurazione in scadenza a novembre, insieme al cambio pneumatici: un solo passaggio in officina e un solo giorno senza auto.

Il risultato non è solo non prendere multe. È sapere, a inizio anno, quanti giorni di fermo ogni mezzo avrà, e organizzare il lavoro delle squadre di conseguenza.

Dal foglio di calcolo a uno strumento

Un foglio con una riga per mezzo e una colonna per scadenza va bene finché i mezzi sono pochi e lo aggiorna sempre la stessa persona. Diventa stretto quando servono i promemoria automatici, lo storico degli interventi, e il collegamento con i costi: rifornimenti, manutenzioni e fermi, che insieme dicono quanto costa davvero ogni mezzo al chilometro.

In PMIFlow, il modulo Automezzi tiene per ogni mezzo assicurazione, bollo e revisione con il promemoria, il registro delle manutenzioni con le ore di fermo, i rifornimenti e il costo al chilometro, e sa a chi è assegnato il mezzo. Chi vuole vedere com'è fatto può aprirlo nella demo, senza registrazione.

In breve

• Per ogni mezzo: revisione, assicurazione, bollo, manutenzioni, pneumatici, attrezzature.
• Revisione ogni 2 anni per i veicoli fino a 3,5 t (la prima dopo 4), ogni anno oltre 3,5 t e per il trasporto persone.
• Un responsabile del parco e il conducente abituale come destinatari dei promemoria.
• Promemoria con 15–30 giorni di anticipo, e scadenze vicine dello stesso mezzo raggruppate in un solo fermo.